צירי הקונגרס הציוני נבחרים בבחירות הדמוקרטיות הנרחבות ביותר שקיימות בעולם היהודי כיום. כאשר הצירים הנבחרים מגיעים לקונגרס, בשליחות בוחריהם מישראל ומהתפוצות בכל רחבי העולם, הם נוטלים חלק בתהליך דמוקרטי נוסף הכולל הצבעות על הצעות להחלטות ולתיקונים בחוקה. ההצעות הללו מוגשות לקונגרס על-ידי חברים וצירים של הפדרציות הציוניות המקומיות, הבריתות הציוניות העולמיות, המפלגות הפוליטיות מישראל, ארגונים ציוניים בין-ארציים, ההנהלה הציונית ונשיאות הקונגרס. הצירים שנבחרו לקונגרס בוחרים גם את החברים בהנהגת ההסתדרות הציונית העולמית.
כל פדרציה ציונית (מלבד הפדרציה הציונית בארה״ב) בוחרת לקונגרס הציוני מספר צירים שנקבע על-ידי ועדת המנדטים לפי הכללים הקבועים בתקנות לביצוע חוקת ההסתדרות הציונית בהתאם למספר פרמטרים, ביניהם גודל האוכלוסייה היהודית של אותה המדינה, מספר העולים שמגיעים ממנה, היקף הפעילות הציונית וגיוס הכספים לטובת ישראל באותה המדינה.
מספר הצירים מארה״ב קבוע בחוקת ההסתדרות הציונית ושנים רבות מנהלת הפדרציה הציונית בארה״ב בחירות לקונגרס הציוני באמצעות המחשב. לקראת הקונגרס הל״ח השתתפו בבחירות בארה״ב כ- 125,000 חברי התנועה הציונית בארה״ב.
בישראל לא מתקיימות בחירות מיוחדות לקונגרס והנציגות הישראלית בקונגרס נקבעת לפי יחסי הכוחות של המפלגות הציונית בכנסת שנבחרה לפני כינוס הקונגרס.
לאחר בחירתם, צירי הקונגרס הציוני מוסמכים להחליט אילו הצעות החלטה ותיקונים בחוקה יעברו, כך שהם בעצם קובעים את המדיניות התנועה הציונית לחמש השנים הבאות.
