הקונגרס הציוני מייסודו של הרצל הינו הגוף העליון של ההסתדרות הציונית העולמית והרשות המחוקקת העליונה שלה. סעיף 13 של חוקת ההסתדרות הציונית העולמית, לאחר תיקונו ביוני 2012, קובע: "קונגרס מן המניין יתכנס לפחות פעם לחמש שנים במקום ובמועד שייקבעו על ידי הוועד הפועל הציוני. הנהלה תכנס את הקונגרס".
החוקה מאפשרת לדחות את הקונגרס בגלל סיבות מיוחדות או יוצאות מגדר הרגיל. על כך צריכה להתקיים הצבעה ויש צורך ברוב מיוחד של 75% מכלל חברי הוועד הפועל. מן הראוי לציין שחמשת הקונגרס הראשונים, החל מהקונגרס הראשון בבאזל בשנת 1897, התכנסו כל שנה.
בתקופה שבין קונגרס לקונגרס, חלק גדול מסמכויותיו מוקנות לוועד הפועל הציוני לרבות הסמכות לתקן חוקה.
החוקה קובעת שמספר צירי הקונגרס מטעם הבריתות העולמיות הלוקחות חלק בבחירות לקונגרס הציוני, מלבד אלה הנבחרים לפי רשימות עולמיות וצירים מטעם הארגונים היהודיים הבין ארציים, לא יעלה על 500.
הוועד הפועל רשאי להחליט, לא יאוחר משנה לפני כינוס הקונגרס, להגדיל את המספר ב–5% לכל היתר, כך שמספר הצירים מקבוצה זו יגיע עד ל- 525. מספר צירי הקונגרס מחולק כדלקמן: ישראל 38%, ארצות הברית 29%, ויתר ארצות התפוצה 33%.
יו"ר ועדת הבחירות המרכזית והחברים בה מתמנים על ידי נשיא בית הדין הציוני העליון. בראש הוועדה מכהן שופט או שופט בדימוס בישראל. סיעות אשר השתתפו בקונגרס ציוני קודם משתתפות בוועדה כמשקיפים.
בסמכותה של וועדת הבחירות המרכזית לנקוט בכל הצעדים הדרושים לקיום הבחירות במקרה שבשל מעשה או מחדל של ההסתדרות הציונית הארצית, או של וועדת הבחירות האזורית, קיים חשש לאי-קיום בחירות.
בנוסף על סמכויות הוועדה, היא דנה ומחליטה במקרה שבאזור בחירות מסוים נתגלו מחדלים בהכנות לבחירות או נוצר מצב שהוא בבחינת מבוי סתום.
"ברית ציונית עולמית" פירושה ארגון ציוני המייצג בהסתדרות הציונית העולמית השקפות מסוימות, ואשר יש לו סניפים ב–5 ארצות לפחות והמיוצג על ידי סיעה מסיעות הקונגרס.
הבריתות העולמיות הן: תנועת העבודה הציונית מרץ ארצנו; ליכוד עולמי; ש"ס עולמי; מזרחי-האיחוד הלאומי/חירות/ישראל ביתנו; הקונפדרציה העולמית של הציונות המאוחדת/הדסה, הסיעה המאוחדת: קדימה-הנוער הציוני/גיל/מרכז עולמי.
מאז הקונגרס הציוני הכ"ח (1972), מיוצגים בקונגרס הציוני ארגונים ציוניים ויהודיים בין-ארציים. עד לתיקון החוקה בשנת 2009, נציגי הארגונים שקיבלו את תוכנית ירושלים ברמה הארגונית, השתתפו בזכות הצבעה מוגבלת.
מאז 2009, ארגון ציוני וארגון יהודי בין-ארצי אשר החליט שלא להשתתף בבחירות לקונגרס הציוני וחבריו יחתמו באופן אישי על התכנית הציונית (תכנית ירושלים), נציגיו רשאים להצביע בכל דבר ועניין במוסדות ההסתדרות הציונית העולמית.
הארגונים הציוניים והיהודיים הם: ויצ"ו, נעמת, אמונה, הפדרציה העולמית של הקהילות הספרדיות; בני ברית עולמית; הסתדרות עולמית מכבי; ווג'יס; הכינוס העולמי של בתי כנסת וקהילות (אורתודוכסים); איגוד בתי כנסת עולמי (קונסרבטיבים); האיגוד העולמי ליהדות מתקדמת (רפורמים).
